Política de privacidad para la marca empleadora y reclutamiento de Civitatis
¿Quién es el Responsable del tratamiento de sus datos?
- Identidad: CIVITATIS TOURS, S.L. (CIVITATIS)
- NIF: B-86899440
- Dirección postal: Calle Coloreros 2, 28013, Madrid (España).
- Correo electrónico: dpo@civitatis.com
¿Quién es el Delegado de Protección de Datos (DPD) de la entidad y cómo puede ayudarte?
El DPD es una figura legalmente prevista que tiene como funciones principales las de informar y asesorar a la entidad sobre las obligaciones que le afectan en materia de protección de datos personales y supervisar su cumplimiento. Además, el DPD actúa como punto de contacto con la entidad para cualquier cuestión relativa al tratamiento de datos personales, por lo que, si lo desea, puede usted dirigirse a él: dpo@civitatis.com
¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
Tratamos los datos personales que nos facilite con la finalidad de llevar a cabo los procesos de selección de personal de CIVITATIS.
Con el objeto de comprobar la veracidad de la información facilitada por los candidatos se podrá solicitar que aporten referencias de las empresas en las que estos hayan trabajado anteriormente, como puede ser una carta de recomendación que describa la experiencia que se requiere. No obstante, CIVITATIS podrá ponerse en contacto con estas empresas para verificar la autenticidad de la información facilitada.
Adicionalmente, previa solicitud de los candidatos a través de la opción Connect, CIVITATIS los mantendrá informados sobre oportunidades de empleo futuras de perfiles/vacantes que se produzcan en su área de interés.
El suministro de sus datos es necesario ya que, de lo contrario, no podrá usted participar en nuestros procesos de selección.
¿Durante cuánto tiempo trataremos sus datos?
Los datos que nos facilite o que obtengamos para tomar parte en un concreto proceso de selección de personal abierto serán conservados hasta que dicho proceso concluya y cancelados después, salvo que el candidato resulte seleccionado, en cuyo caso se incorporarán a su ficha de empleado. Si los candidatos que no resulten seleccionados desean que conservemos los datos suministrados para futuros procesos de selección, deberán autorizarlo expresamente. En este último caso, los datos se conservarán por un máximo de dos años desde la última actualización.
Los datos comunicados por el candidato que no se dirija a un proceso de selección concreto serán conservados, igualmente, un plazo de dos años desde la última actualización o interacción del usuario en el Portal de Empleo de CIVITATIS. Cada dos años, la plataforma de empleo de CIVITATIS manda un mensaje automático para que los candidatos otorguen su consentimiento para conservar su información durante dos años más. En caso de que el candidato no lo autorice, se procederá a la eliminación automática de sus datos. A través de la plataforma, el candidato también puede darse de baja y suprimir sus datos. En todo caso, debe usted mantener actualizados los datos personales que nos suministre; en especial, los relativos a formación y experiencia profesional.
¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
La base legal para el tratamiento de sus datos con el fin de que tengamos en cuenta su CV para poder participar en los futuros procesos de selección de la compañía como consecuencia de su registro en el Portal de Empleo y en la opción Connect es el consentimiento, pudiendo usted revocarlo en cualquier momento. Las categorías de datos basadas en el consentimiento son las que facilite el candidato en el formulario de alta. La retirada de dicho consentimiento producirá como resultado que sus datos serán suprimidos. En todo caso, los tratamientos de datos efectuados con anterioridad no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.
La base legitimadora del tratamiento de los CV y resto de documentos facilitados para un concreto proceso de selección de personal abierto es la existencia de una relación precontractual. Adicionalmente, puede que se recaben más datos durante las entrevistas o procesos de selección, cuyo tratamiento tiene el mismo fundamento. Sin perjuicio de lo anterior, la base legal para el tratamiento de los datos facilitados durante los procesos de selección de personal, cuando nos haya pedido que lo conservemos tras la finalización del mismo, es su consentimiento, pudiendo revocarse en cualquier momento. No obstante, los tratamientos de datos efectuados con anterioridad no perderán su licitud por el hecho de que el consentimiento se haya revocado.
La base legal para el tratamiento de los datos con el objeto de comprobar la veracidad de la información facilitada a CIVITATIS es el interés legítimo, el cual se considera prevalente teniendo en cuenta que:
- CIVITATIS tiene un interés legítimo en comprobar si las personas candidatas cuentan con la experiencia previa que alegan en la concreta actividad que desarrollarían.
- Es un medio apto para demostrar o comprobar esa experiencia, además de que CIVITATIS solo trataría la información de aquellas ocupaciones relevantes para el puesto de trabajo.
- Únicamente se solicitará a las antiguas empresas en las que haya trabajado el candidato si es cierta la información facilitada por este.
¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Sus datos serán tratados de manera confidencial y no serán cedidos a ningún tercero externo.
¿Se producen transferencias internacionales de datos?
CIVITATIS contrata su infraestructura virtual para el almacenamiento de su base de datos según un modelo de “computación en la nube” a través de Google Drive, estando la información almacenada en EE.UU, al amparo del acuerdo Data Privacy Framework - Información disponible en: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active
¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.
En las condiciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o su portabilidad, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Si usted ha otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. En estos supuestos dejaremos de tratar los datos o, en su caso, dejaremos de hacerlo para esa finalidad en concreto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Además, la normativa en materia de protección de datos permite que pueda oponerse a ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando proceda.
Los antedichos derechos se caracterizan por lo siguiente:
- Su ejercicio es gratuito, salvo que se trate de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter repetitivo), en cuyo caso podrá cobrarse un canon proporcional a los costes administrativos soportados o negarse a actuar
- Puede ejercer los derechos directamente o por medio de tu representante legal o voluntario
- Se debe responder a su solicitud en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo en otros dos meses más.
- Tenemos la obligación de informarle sobre los medios para ejercitar estos derechos, los cuales deben ser accesibles y sin poder denegarle el ejercicio del derecho por el solo motivo de optar por otro medio. Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que nos solicite que sea de otro modo.
- Si, por cualquier motivo, no se diese curso a la solicitud, le informaremos, a más tardar en un mes, de las razones de ello y de la posibilidad de reclamar ante una Autoridad de Control
A fin de facilitar el ejercicio de los referidos derechos, le facilitamos a continuación los enlaces al formulario de solicitud de cada uno de ellos:
- Formulario de ejercicio del derecho de acceso
- Formulario de ejercicio del derecho de rectificación
- Formulario de ejercicio del derecho de oposición
- Formulario de ejercicio del derecho de supresión (derecho “al olvido”)
- Formulario de ejercicio del derecho a la limitación del tratamiento
- Formulario de ejercicios del derecho a la portabilidad
- Formulario de ejercicio a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas
Todos los derechos mencionados pueden ejercerse a través del correo electrónico dpo@civitatis.com.
Frente a cualquier vulneración de sus derechos, especialmente cuando usted no haya obtenido satisfacción en su ejercicio, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (datos de contacto accesibles en www.aepd.es), u otra autoridad de control competente. También puede obtener más información sobre los derechos que le asisten dirigiéndose a dichos organismos.
¿Cómo protegemos sus datos personales?
Tenemos el firme compromiso de proteger los datos personales que tratamos. Utilizamos medidas, controles y procedimientos de carácter físico, organizativo y tecnológico, razonablemente fiables y efectivos, orientados a preservar la integridad y la seguridad de sus datos y garantizar su privacidad.
Además, todo el personal con acceso a los datos personales ha sido formado y tiene conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de sus datos personales.
En el caso de los contratos que suscribimos con nuestros proveedores incluimos cláusulas en las que se les exige mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud del encargo realizado, así como implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales.
Todas estas medidas de seguridad son revisadas de forma periódica para garantizar su adecuación y efectividad.
Sin embargo, la seguridad absoluta no se puede garantizar y no existe ningún sistema de seguridad que sea impenetrable por lo que, en el caso de cualquier información objeto de tratamiento y bajo nuestro control se viese comprometida como consecuencia de una brecha de seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, notificarlo a la Autoridad de Control y, en su caso, a aquellos usuarios que se hubieran podido ver afectados para que tomen las medidas adecuadas.
¿Cuál es su responsabilidad como titular de los datos?
A estos efectos, el interesado responde de la veracidad de los datos y los deberá mantener convenientemente actualizados de modo que respondan a su situación real, haciéndose responsable de los datos falsos e inexactos que pudiera proporcionar, así como de los daños y perjuicios, directos o indirectos, que pudieran derivarse.
Si usted facilita datos de terceros, asume la responsabilidad de informarles previamente de todo lo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos en las condiciones establecidas en dicho precepto.